Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der YourGastro-Plattform ist:

Eine gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt, soweit keine gesetzliche Benennungspflicht besteht. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns jederzeit unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Allgemeine Hinweise und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website und der Plattform, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragsabwicklung, zur Kommunikation, zur technischen Sicherheit oder aufgrund Ihrer Einwilligung erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, z. B. für nicht erforderliche Cookies, Tracking, Marketing- und Analyse-Dienste sowie den Newsletter.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags, z. B. Demo-Anfragen, Registrierung, Abo-Verträge, Nutzung der Plattform, Zahlungsabwicklung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB), GoBD.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen, z. B. technische Sicherheit, Missbrauchsprävention, Betrugserkennung, interne Organisation, CRM-Verwaltung und effiziente Bearbeitung von Anfragen.
• § 25 TDDDG: Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät, z. B. bei Cookies, Pixeln, Local Storage oder Session Storage.

3. Zugriff auf die Website und technische Serverdaten

Wenn Sie yourgastro.de oder unsere Plattform (z. B. app.yourgastro.de, Restaurant-Subdomains oder /r/<restaurant>-Bestellseiten) besuchen, werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Seiten stabil, sicher und korrekt ausgeliefert werden können. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem
• Referrer-URL
• HTTP-Statuscodes
• technische Sicherheits- und Logdaten

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Fehleranalyse, Missbrauchsvermeidung und Sicherheit der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server- und Sicherheitslogs werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist (in der Regel maximal 30 Tage), sofern keine längere Aufbewahrung aus Sicherheits- oder Nachweispflichten notwendig ist.

Hosting und technische Dienstleister

Für den Betrieb von Website und Plattform setzen wir Hosting-, Datenbank-, CDN- und Sicherheitsdienstleister ein. Diese verarbeiten Daten in unserem Auftrag oder als eigene Verantwortliche, soweit dies für den technischen Betrieb erforderlich ist. Mit Auftragsverarbeitern schließen wir entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Kontaktaufnahme, Demo-Anfragen und Terminbuchung

Wenn Sie uns über ein Formular, ein Popup, den Demo-Anfrage-Dialog, unser Support-Widget, per E-Mail, telefonisch oder per WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kontaktaufnahme.

• Name, Vorname und Nachname
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Restaurantname, Adresse, Rechtsform
• gewünschte Module (Bestellsystem, Kasse, Reservierung, Vermietung, Geschenkkarten, KDS, Fahrer-App, POS-Druck)
• Projektbeschreibung und sonstige Freitextangaben
• gewünschter Zeitraum oder Terminwunsch für eine Demo
• Tracking- und Kampagnendaten, soweit vorhanden (UTM-Parameter, GCLID, FBCLID, Formular-URL, Herkunft der Anfrage)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zusätzlich kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein, wenn wir ein berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen haben.

5. Kundenkonten, Plattform-Nutzung und Restaurant-Betriebsdaten

Wenn Sie ein YourGastro-Konto eröffnen oder das Onboarding starten, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten zur Bereitstellung des Kontos, zur Vertragsabwicklung und zur Bereitstellung der bestellten Module (Bestellsystem, Kasse, Reservierung, Vermietung, Geschenkkarten u. v. m.). Dazu gehören insbesondere:

• Zugangsdaten (E-Mail, verschlüsseltes Passwort, Rolle)
• Restaurantdaten (Name, Adresse, Steuerdaten, Bankverbindung für Auszahlungen)
• Menüs, Öffnungszeiten, Preisstruktur (Brutto/Netto), Steuervorlagen
• Bestell-, Reservierungs- und Zahlungsdaten Ihrer Endkunden (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO)
• Nutzungs- und Aktivitätsprotokolle innerhalb der Plattform

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit, Missbrauchsprävention und Betriebsstabilität. Für die Endkunden-Daten Ihres Restaurants sind Sie als Restaurantbetreiber datenschutzrechtlich Verantwortlicher; YourGastro handelt als Auftragsverarbeiter auf Basis eines separaten AVV.

5a. Zwei-Faktor-Anmeldung, Notfall-Wiederherstellung und Standortermittlung

Für den Schutz von Konten bieten wir eine Zwei-Faktor-Anmeldung über eine Authenticator-App (TOTP) an; für Plattform-Verwaltungskonten, besondere Verwaltungskonten und Partner-Konten ist sie verpflichtend. Dazu speichern wir ein verschlüsseltes Geheimnis, den Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Code-Eingabe und die Zahl fehlgeschlagener Versuche. Für den Notfall erzeugen wir eine Wiederherstellungs-Phrase aus zwölf Wörtern; wir speichern davon ausschließlich einen Hash, niemals die Wörter selbst. Nutzen Sie die Phrase, sperren wir das Konto bis zur manuellen Freigabe und informieren die hinterlegte E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Konten und der Daten unserer Kundinnen und Kunden) sowie Art. 32 DSGVO.

Bei einer Wiederherstellungsanfrage protokollieren wir Zeitpunkt, die auf das Netz gekürzte IP-Adresse (IPv4 /24, IPv6 /48) und, sofern technisch verfügbar, Stadt und Land. Die Zuordnung erfolgt ausschließlich über eine lokale Datenbank auf unserem Server; es werden dafür keine externen Dienste aufgerufen und keine Daten an Dritte übermittelt. Ist keine Datenbank vorhanden, vermerken wir „Standort unbekannt“. Diese Einträge löschen wir automatisch nach 90 Tagen. Wechselt ein Verwaltungskonto in den Bereich eines Restaurants, protokollieren wir dies intern mit Konto, Zeitpunkt, Restaurant und gekürzter IP-Adresse.

6. Bestellungen, Reservierungen, Vermietung und Geschenkkarten

Wenn Sie als Gast über die YourGastro-Plattform bei einem Restaurant bestellen, einen Tisch reservieren, einen Raum mieten oder eine Geschenkkarte kaufen, verarbeiten wir Ihre Daten im Auftrag des jeweiligen Restaurants. Verarbeitet werden insbesondere: Kontaktdaten, Bestell-/Reservierungsdetails, Zahlungsdaten (siehe Punkt 8), Geschenkkarten-Code & Guthaben, sowie Rechnungs- und Steuerinformationen bei aktiviertem „Rechnung anfordern“-Toggle.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerrechtliche Aufbewahrung). Rechnungsdaten werden gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) archiviert.

7. E-Mail, Telefon, WhatsApp und Transaktions-E-Mails

Für Systemnachrichten (Registrierung, Passwort-Reset, Bestellbestätigung, Reservierung, Geschenkkarten-Versand, Reminder für ungenutztes Guthaben, Rechnungen) verwenden wir E-Mail-Versanddienstleister. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. WhatsApp-Kommunikation erfolgt über die WhatsApp Ireland Limited (Meta-Gruppe); die Nutzung ist freiwillig.

8. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für Zahlungen (Kartenzahlung, Apple Pay, Google Pay, Klarna, SEPA u. a.) setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland ein. Ihre Zahlungsdaten werden direkt an Stripe übermittelt; YourGastro erhält nur Statusinformationen (erfolgreich, ausstehend, fehlgeschlagen), Zahlungsreferenz, Betrag, Land und ggf. die letzten vier Ziffern der Karte. Weitere Informationen unter stripe.com/de/privacy. Übermittlungen in Drittländer erfolgen auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln).

9. Cookies, Local Storage und Consent-Banner

Unsere Website und Plattform verwenden Cookies, Local Storage, Session Storage und ähnliche Technologien. Technisch erforderliche Technologien (Sicherheit, Warenkorb, Sprachwahl, Consent-Speicherung) laufen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 25 Abs. 2 TDDDG. Nicht erforderliche Technologien (Analyse, Marketing, Remarketing, Conversion) werden nur nach Einwilligung eingesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Einwilligungen können jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer oder über das Keks-Symbol unten links widerrufen werden.

Für die Einwilligung nutzen wir einen eigenen Banner, ohne externen Dienstleister. Ihre Auswahl speichern wir im Local Storage Ihres Browsers und protokollieren sie als Nachweis (Zeitpunkt, Auswahl, Seite, gekürzter Prüfwert der IP-Adresse). Auf den Gastseiten eines Restaurants fragt ein eigener Banner im Namen dieses Restaurants; dort laden ausschließlich die Dienste, die das Restaurant selbst einsetzt.

Eigene Besucherstatistik ohne Cookies

Um zu verstehen, wie unsere Seiten genutzt werden, zählen wir Seitenaufrufe auf unserem eigenen Server, ohne Drittanbieter. Dabei speichern wir die aufgerufene Seite, die Herkunftsseite (z. B. Suchmaschine), Kampagnenparameter, das Land (aus der Netzwerkverbindung, nicht genauer), Gerätetyp, Browser, Betriebssystem und Sprache. Wir setzen dafür keine Cookies und greifen nicht auf Ihr Endgerät zu. Ihre IP-Adresse speichern wir nicht. Um Besucher eines Tages zu zählen, bilden wir aus IP-Adresse, Browserkennung und einem täglich wechselnden Zufallswert einen Prüfwert, der nach Ablauf des Tages nicht mehr zuordenbar ist. Rohdaten löschen wir nach 90 Tagen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Ihr Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ sendet, zählen wir Sie nicht. Sie können jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

10. Google Tag Manager, Google Analytics 4, Google Ads, Meta Pixel

Für Werbung, Conversion-Messung und Analyse setzen wir – nach Einwilligung – Dienste von Google (Tag Manager, Analytics 4, Ads mit Consent Mode v2) und Meta (Pixel) ein. Anbieter: Google Ireland Limited und Meta Platforms Ireland Limited (je Dublin, Irland). Verarbeitete Daten: Seitenaufrufe, Ereignisse, Klicks/Scrollen, Geräte-/Browserdaten, grober Standort, Referrer, Kampagnenparameter, Klickkennungen (GCLID/FBCLID).

Getrackte Ereignisse

• lead_demo: Demo-Anfrage über Formular oder Popup
• lead_signup: Neuregistrierung eines Restaurants
• lead_termin: Termin-, Rückruf- oder Beratungsanfrage
• click_to_call: Klick auf eine Telefonnummer
• whatsapp_click: Klick auf WhatsApp
• order_completed: Bestellabschluss über eine YourGastro-Restaurantseite

11. Externe Ressourcen: Fonts, CDN, Media-Assets

Zur schnellen und sicheren Auslieferung statischer Ressourcen (Schriften, Skripte, Bilder, Menü-Fotos, Geschenkkarten- und Rechnungs-PDFs) setzen wir CDN-Anbieter (z. B. Cloudflare) sowie eigene Object-Storage-Systeme ein. Dabei werden technisch notwendige Zugriffsdaten (IP, Browser, Referrer) verarbeitet.

Videos von Restaurants (FunnelCockpit)

Auf unserer Startseite und auf einzelnen Informationsseiten zeigen wir Videos, in denen Restaurants von ihrer Arbeit mit YourGastro erzählen. Die Videos werden über den Videoplayer des Dienstes FunnelCockpit (funnelcockpit.com) eingebunden. Beim Aufruf der Seite besteht noch keine Verbindung zu FunnelCockpit: Die Vorschaubilder liegen auf unseren eigenen Servern. Erst wenn Sie auf „Video ansehen“ klicken, wird der Player von den Servern von FunnelCockpit geladen. Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, Datum und Uhrzeit sowie die aufrufende Seite übermittelt; der Anbieter kann dabei Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder auslesen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Klick auf das Video erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Wenn Sie das Video nicht starten, werden keine Daten an FunnelCockpit übertragen.

12. Support-Chat und KI-Support-Assistent

Für Support-Chat und KI-Assistent („Support Brain“) setzen wir Sprachmodelle (LLMs) namhafter Anbieter (OpenAI, Anthropic, Google) über einen zentralen Integrations-Layer ein. Nachrichten und relevanter Kontext werden zur Antwort an den LLM-Anbieter übermittelt. Chatverläufe speichern wir zur Qualitätssicherung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

13. Newsletter und Marketing

Newsletter, Produkt-Updates und Angebote versenden wir nur nach ausdrücklicher Einwilligung (Double-Opt-In). Der Widerruf ist jederzeit über den Abmelde-Link in jeder E-Mail oder per Nachricht an info@yourgastro.de möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG.

14. Empfänger, Auftragsverarbeiter, Drittländer

• Hosting-, Datenbank-, Backup- und CDN-Dienstleister
• E-Mail-Versand- und Transaktions-E-Mail-Anbieter
• Zahlungsdienstleister (Stripe)
• IT-, Wartungs- und Sicherheitsdienstleister
• Kommunikationsdienste (E-Mail, WhatsApp, Telefonie)
• Analyse- und Marketingdienste (Google, Meta), sofern eingewilligt
• KI-/LLM-Anbieter für den Support-Assistenten
• Steuerberater, Rechtsberater, Behörden oder Gerichte bei rechtlichen Pflichten

Übermittlungen in Drittländer (insbesondere USA) erfolgen auf Basis geeigneter Garantien: EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse, EU-U.S. Data Privacy Framework oder vergleichbare Mechanismen.

15. Speicherdauer

• Anfrage- und Kontaktdaten: bis zu drei Jahre nach Abschluss der Anfrage.
• Vertrags-, Konto- und Abo-Daten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
• Rechnungs-, Handels- und Steuerdaten: in der Regel 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Serverlogs: in der Regel maximal 30 Tage, sofern nicht sicherheitsrelevant.
• Einträge zu Notfall-Wiederherstellungen (Zeit, Stadt/Land, gekürzte IP): 90 Tage, danach automatische Löschung.
• Marketing-/Analyse-Daten: nach Tool-Konfiguration und Einwilligung.

16. Ihre Rechte

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter info@yourgastro.de. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

17. Widerspruch gegen Direktwerbung

Sie haben jederzeit das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen. Nach Ihrem Widerspruch verwenden wir Ihre Daten nicht mehr für Werbezwecke.

18. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein: TLS-Verschlüsselung (HTTPS), bcrypt-Passwort-Hashing, rollenbasierte Zugriffssteuerung, regelmäßige Backups, Firewall- und Intrusion-Detection-Systeme, sichere Softwareentwicklung, kontinuierliches Monitoring.

19. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO mit rechtlicher Wirkung findet nicht statt. Betrugserkennung bei Zahlungen erfolgt durch Stripe; endgültige Entscheidungen trifft YourGastro.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder interne Prozesse ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.