Häufige Fragen

Ja. Bei Reservierungsgebühr, eingezogener Kaution, Event-Tickets und Geschenkkarten entsteht automatisch ein PDF-Beleg mit fortlaufender Nummer. Er geht per E-Mail an den Gast, sobald dein E-Mail-Versand eingerichtet ist. Bei einer Erstattung entsteht ein Storno-Beleg. Unter Buchhaltung & Belege › Rechnungsdaten trägst du Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr. ein und legst den Steuersatz für Reservierungsgebühren fest. Dort kannst du den Versand an Gäste auch abschalten.

Ja. Bis du den Versand eingerichtet und eine Testmail geschickt hast, steht oben auf jeder Admin-Seite der Hinweis „Bitte E-Mail-Versand einrichten“, und deine Gäste bekommen noch keine Bestätigungen per E-Mail. Nach der erfolgreichen Testmail verschwindet der Hinweis. Klappt der Versand später nicht mehr, zum Beispiel weil sich dein Passwort geändert hat, erscheint „Bitte prüfen: Deine E-Mails gehen gerade nicht raus“.

Ja. Unser Support kopiert dein Restaurant komplett: Einstellungen und Öffnungszeiten, Speisekarte mit Übersetzungen und Bildern, Drucker und Bonvorlagen mit allen Größen, Design und White Label, Liefergebiete, Tischplan, Reservierung, Gutscheine, Treueprogramm und Kassen-Mitarbeiter. Bestellungen, Umsätze, Gästedaten und Zahlungsverbindungen kommen aus rechtlichen Gründen nicht mit. Die Kopie startet in der Testphase. Danach werden Online-Zahlung, TSE, Domain und Login-Konten neu eingerichtet, und wir klären mit dir, welche Abos die Kopie bekommt.

Solange dein Restaurant in der Testphase ist, siehst du im Admin den Hinweis „Testphase“. Bestellungen, Bons, Berichte und Zahlungen sind dann Testdaten, Speisekarte, Einstellungen und Mitarbeiter bleiben erhalten. Echte Bestellungen gibt es ab dem Live-Start, den YourGastro für dich freischaltet.

Laut Oracle wird GloriaFood am 30. April 2027 abgeschaltet. Danach laufen keine Bestellungen mehr, auch Admin und Datenexport sind dann nicht mehr erreichbar. Übernimm deine Speisekarte deshalb rechtzeitig und tausche deinen Bestelllink aus.

Die Leiste zeigt deinen Fortschritt in vier Schritten: Stammdaten, Speisekarte, Drucker und Live gehen. Ein Klick auf den schwarzen Knopf führt dich direkt zum nächsten offenen Punkt. Der Drucker ist optional, die übrigen Schritte brauchst du für einen bestellbaren Shop.

Öffne die Kategorie in der Speisekarte und aktiviere „An Feiertagen ausblenden“. Unter Einstellungen klickst du in der Karte „Feiertage (Ausschluss zeitgebundener Angebote)“ die gesetzlichen Feiertage an oder trägst eigene Daten im Format JJJJ-MM-TT ein. An diesen Tagen sind die Kategorien nicht bestellbar, auch nicht per Vorbestellung.

Am schnellsten: Gib bei Google „SMTP Einstellungen“ und den Namen deines Anbieters ein, zum Beispiel „SMTP Einstellungen IONOS“. Du bekommst sofort und kostenlos die Daten. Du brauchst nur die SMTP-Einstellungen (Postausgangsserver), denn die sind für den Versand da. IMAP oder POP3 brauchst du nicht. Eingetragen werden Server, Port, Benutzername (meist die volle E-Mail-Adresse) und Passwort. Bei Gmail und Microsoft 365 nimmst du ein eigenes App-Passwort. Unter E-Mail-Versand findest du den schwarzen Knopf „So findest du deine SMTP-Daten“ mit den Werten bekannter Anbieter. Ein Klick auf den Anbieter füllt Server und Port aus.

Setze das Event auf Abgesagt, damit niemand mehr kaufen kann. Öffne dann Verkäufe & Einlass und klicke bei jedem Kauf auf Erstatten. Der Gast bekommt den vollen bezahlten Betrag zurück, die Tickets werden ungültig und die Plätze sind wieder frei. Die Plattformgebühr von 0,15 € wird bei Erstattungen nicht zurückgezahlt.

Über die Seite „Rechtsverletzung melden“ kann jeder Inhalte melden, die fremde Rechte verletzen, zum Beispiel ein Foto ohne Erlaubnis. Wir prüfen jede Meldung. Ist der Inhalt rechtswidrig, entfernen oder sperren wir ihn und sagen dir mit Begründung, warum.

Ja. In der Order-App unter „Betrieb“ schaltest du bei „Automatische Annahme“ die Schalter „Abholung automatisch“ und „Lieferung automatisch“ ein und legst jeweils die Minuten fest. Im Admin findest du dieselbe Funktion unter Einstellungen in der Karte „Automatische Annahme“.

Ja, mit dem Modul „Eigene Domain“. Du verbindest die Domain unter Einstellungen → Branding & Domain mit „Eigene Domain verbinden“ und setzt die angezeigten DNS-Einträge bei deinem Domain-Anbieter. Bis die DNS-Änderung sichtbar ist, kann es bis zu 24 Stunden dauern.

Ja, mit dem Modul „Dine-in und QR“. Dieses Modul buchst du nicht selbst, das schaltet YourGastro für dich frei. Frag es im Admin über „Support & Anfragen“ an.

Die englische Fassung gibt es nur für die Standardtexte. Hast du einen Text selbst geändert, bekommen alle Gäste deinen Text, auch Gäste, die auf Englisch bestellt haben. Willst du beide Sprachen, lass den Standardtext stehen oder schreibe deinen Text zweisprachig.

Melde dich auf dem Handy einmal im Admin oder in der Staff-App an. Öffne unter Events & Tickets › Verkäufe & Einlass den Knopf „Mit Kamera scannen“. Die Kamera öffnet sich, du hältst sie auf den QR-Code und siehst sofort grün (gültig) oder rot (ungültig oder schon eingelassen). Danach kannst du direkt das nächste Ticket scannen. Auf dem iPhone geht es mit der Kamera-App: auf den QR-Code halten, auf den Link tippen, das Ticket wird sofort geprüft.

Öffne im Admin Verwaltung → Speisekarte und klicke oben auf „Online-Shop anzeigen“. Die Adresse steht außerdem unter Einstellungen in der Karte „Öffentliche Seite: sichtbare Bereiche“. Diesen Link teilst du auf deiner Website, in deinem Google-Profil und in Social Media.

Klicke unter Verwaltung → Speisekarte auf „Allergene & Zusatzstoffe“ und lege eigene Codes mit Bezeichnung an, zum Beispiel Code „A“ für glutenhaltiges Getreide. Danach wählst du sie bei Artikeln, Extras und Toppings per Häkchen aus. Gäste sehen sie im Shop über das ⓘ-Symbol.

Ja. Sobald die Online-Zahlung wirklich bestätigt ist, öffnet sich auf dem Handy des Gastes eine Vorschau seines Belegs. Er kann ihn herunterladen oder schließen und später über den Link oder den QR-Code wieder öffnen, 90 Tage lang. Bestätigt heißt: YourGastro prüft bei Stripe nach, ob genau dieser Tisch mit genau diesem Betrag bezahlt wurde. Zahlt der Gast bar, mit Karte oder mit Gutschein an der Kasse, bekommt er seinen Beleg dort. Auf seinem Handy steht dann nur der Hinweis. Wird am selben Tisch mehrmals bezahlt, gibt es für jede Zahlung einen eigenen Beleg.

Ja, mit dem kostenpflichtigen Modul für die Transaktionsgebühren-Auslagerung. Danach schaltest du unter Einstellungen in der Karte „Zahlungsmethoden“ den Schalter „Transaktionsgebühren-Auslagerung“ ein. Die Gebühr erscheint im Checkout als eigene Position „Transaktionsgebühren“, nur bei Online-Zahlungen.

Online-Zahlungen gehen direkt auf dein eigenes Stripe-Konto. Stripe zahlt dein Guthaben automatisch auf dein Bankkonto aus. Wann die nächste Auszahlung ankommt, siehst du unter Verwaltung → Bestellberichte bei „Nächste Stripe-Auszahlung“.

Ohne Zusatzmodul bietest du Barzahlung, EC-Zahlung bei Abholung und Kartenzahlung bei Lieferung an. Diese schaltest du unter Einstellungen in der Karte „Zahlungsmethoden“ ein. Mit dem Modul „Online-Zahlungen“ kommen Karte, Apple Pay, Google Pay, auf Wunsch Klarna und PayPal Pay Later über Stripe sowie PayPal über dein eigenes PayPal-Konto dazu.

Am offenen Tisch tippst du auf „Storno“ und bestätigst mit der Admin-PIN. Die PIN legst du unter Einstellungen in der Karte „Kontakt & Zahlung“ bei „Admin-PIN (Storno)“ fest. Sie hat genau 4 Ziffern und gilt sofort in Order-App, Mobile und Kasse.

In der Order-App tippst du unten auf „Mehr“ und wählst „Tagesabschluss“ oder „Kassen-Bericht“. Im Admin öffnest du unter Verwaltung den „Kassenbericht“ mit Tagesabschluss, Zwischenbericht und Kassenauswertung mit Bar/EC-Split.

Das entscheidest du unter Einstellungen in der Karte „Druckmodus: Kundenbeleg & KDS“. „Beides (Standard)“ druckt den Kundenbeleg und zeigt die Bestellung am Küchenmonitor, „Nur KDS“ läuft ohne automatischen Kundenbeleg, und „Nur Kundenbeleg“ druckt ohne Einträge am Küchenmonitor.

Im Küchenmonitor und in der Küchenansicht der Order-App hat jede Bestellung den Punkt „Verschieben oder zurück“. Damit setzt du sie auf Angenommen, In Arbeit, Fertig oder Abgeschlossen. Abgeschlossene Bestellungen der letzten 3 Stunden findest du unten unter „Zuletzt abgeschlossen“ und holst sie dort zurück.

Prüfe zuerst das Lautsprecher-Symbol oben in der Order-App: Ist es rot, ist der Ton aus. Prüfe danach die Lautstärke des Geräts. Bestellungen außerhalb deiner Öffnungszeiten bleiben stumm bis zur Öffnung, und während eine Bestellung geöffnet ist, pausiert der Ton.

Ja, mit dem Modul „Mehrere Drucker und Routing“. Danach ordnest du unter Drucker & Bons im Reiter „Zuordnung“ ganzen Hauptobergruppen wie Küche oder Bar einen Drucker zu, kannst das für einzelne Kategorien überschreiben und einzelne Artikel als Ausnahme auf einen anderen Drucker legen.

Dann passt der Zeichensatz nicht zu deinem Drucker. Klicke beim Drucker auf „Umlaut-Test (äöüß)“ und schau, welche Zeile korrekt lesbar ist. Diese Tabelle wählst du im Drucker unter „Zeichensatz (Umlaute)“ aus und speicherst.

Schau zuerst unter Drucker & Bons in den Reiter „Warteschlange“: Dort steht für jeden Auftrag Wartet, Druckt…, Gedruckt oder FEHLER mit Klartext. Prüfe dann, ob Gateway oder Drucker online sind und die IP-Adresse stimmt. Hängt der Auftrag bei Wartet, läuft meist das Gateway oder der Pi nicht.

Lade unter Einstellungen mit „Eigenes Druck-Logo hochladen“ ein reines Schwarz-Weiß-Logo hoch und speichere. Die meisten Bondrucker können keine Farben oder Graustufen, deshalb muss das Logo aus tiefschwarzen Linien auf weißem Grund bestehen. Ohne Druck-Logo druckt der Bon den Restaurantnamen als Text.

Ja, bei neuen Restaurants sind beide Automationen von Anfang an eingeschaltet: Die Erinnerung geht einen Tag vor der Reservierung raus. Die Mail „Wie hat es Ihnen gefallen?“ mit den Bewertungsknöpfen geht einen Tag nach dem Besuch raus, aber nur an Gäste, die Werbe-Mails bestätigt haben. Beides änderst du unter Reservierungen › E-Mail Vorlagen › Trigger & Automationen.

Ja. Bei Online-Reservierungen übernimmt das die „Automatische Tischzuweisung“: Passt kein einzelner Tisch, kombiniert sie zwei freie Tische im selben Raum. In der Kasse kombinierst du Tische in der Tischansicht mit „Kombinieren“, wählst mindestens zwei Tische aus und bestätigst.

Deine Gäste bekommen ihre Tickets per E-Mail. Deshalb lässt sich ein Event erst veröffentlichen, wenn dein eigener E-Mail-Versand eingerichtet ist. Trage unter Einstellungen › E-Mail-Versand (SMTP) deine Zugangsdaten ein und schicke eine Testmail an dich selbst. Danach kannst du das Event veröffentlichen. Als Entwurf kannst du es jederzeit vorbereiten.

Öffne den Tischplan, klicke den Tisch an und wähle Bearbeiten. Nimm den Haken bei „Online reservierbar“ heraus. Gäste können diesen Tisch online nicht mehr buchen. Dein Team kann ihn weiter für Reservierungen und Walk-ins nutzen.

In der Bestell-App (Reservierungen, Reiter Warteliste) und in der Live-Ansicht trägst du beim Gast eine E-Mail-Adresse ein. Dann erscheint die Auswahl „E-Mail an den Gast auf Deutsch oder Englisch“. Der Gast bekommt sofort eine Bestätigung mit der geschätzten Wartezeit. Tippst du später auf „Aufrufen“, bekommt er „Ihr Tisch ist bereit“. Mit „Platzieren“ setzt du ihn direkt an einen Tisch. Das Gleiche gilt beim Anlegen einer Reservierung.

Tippe in der Order-App unter Bestellungen → Kasse auf einen freien Tisch. Der Tisch wird sofort geöffnet und du buchst über „Artikel“ die Bestellung. Eine Reservierung brauchst du dafür nicht.

Öffne Reservierungen, Reiter „Gäste“, und suche den Gast nach Name, Telefon oder E-Mail. Dort siehst du Besuche und No-Shows. Mit „Auf Blacklist setzen“ sperrst du den Gast: Seine Online-Reservierungen werden dann nicht mehr automatisch bestätigt, sondern bleiben als Anfrage offen, bis du entscheidest.

Unter Reservierungen → Einstellungen legst du im Bereich „Sperrzeiten (Feiertage, Events, Ferien)“ einen Zeitraum mit Datum, optional Uhrzeit und einem Grund an. In diesem Zeitraum können Gäste nicht online reservieren.

Unter Reservierungen › Einstellungen › Bewertungsanfrage. Trag die Links der Seiten ein, auf denen du Bewertungen willst. Für jeden eingetragenen Link erscheint im Baustein „Bewertung“ ein eigener Knopf. Leere Felder werden nicht angezeigt.

Ja. Tippe in der Order-App unten auf „Betrieb“ und schalte „Lieferung pausieren“ ein. Dann steht dort „Nur noch Abholung möglich“, und Gäste können nur noch zur Abholung bestellen. Zum Beenden schaltest du den Schalter wieder aus.

Ohne Zonen gilt die pauschale Liefergebühr aus der Karte „Fulfillment“ unter Einstellungen. Dort legst du auch den Mindestbestellwert für Lieferung und optional einen Mindestbestellwert für Abholung fest. Sobald du Zonen anlegst, gelten deren Werte.

Unter Einstellungen, Lieferung, Karte „Fahrer-App“ trägst du bei „Fahrer verifizieren lassen“ den Namen wie in deiner Fahrerliste und die E-Mail des Fahrers ein. Der Fahrer bekommt einen Link und lädt Ausweis, Selfie und bei Roller oder Auto den Führerschein hoch. Das Prüfteam der Plattform prüft die Dokumente, danach werden sie gelöscht.

Öffne Verwaltung → Liefergebiete und gib in der „Kundenvorschau“ Straße mit Hausnummer, PLZ und Ort ein. Nach „Adresse prüfen“ siehst du die Zone mit Liefergebühr, Mindestbestellwert und Lieferzeit oder den Hinweis „Leider außerhalb unseres Liefergebiets“.

Gibt jemand beim Geburtstag im Treueprogramm ein Datum an, nach dem er jünger als 13 Jahre ist, legt das System kein Konto an bzw. sperrt das Konto. Das Geburtsdatum wird dabei nicht gespeichert. Für 24 Stunden ist mit dieser E-Mail-Adresse keine neue Registrierung möglich.

Ja. Unter Marketing → Geschenkkarten erstellst du mit „Manuell erstellen (Theke / Promo / Kulanz)“ eine aktive Karte ohne Online-Zahlung. Code und PIN erscheinen einmalig nach dem Speichern. Auf Wunsch schickst du die Karte als PDF an eine E-Mail-Adresse oder druckst sie als Bon.

Eine Geschenkkarte ist ein Zahlungsmittel: Der Gast hat Guthaben gekauft und bezahlt damit, Restguthaben bleibt auf dem Code. Ein Gutscheincode ist ein Marketing-Rabatt, also eine Preisminderung, die du verschenkst, zum Beispiel 10 % für Neukunden.

Alle Mails mit Kaufanreiz oder Einladung gehen nur an Gäste, die der Werbung zugestimmt und das per Link bestätigt haben. Dazu zählen Bewertungsanfragen, „Wir vermissen dich“, Geburtstagsgutschein, Punkte verfallen bald, Guthaben verfügbar, Stempelkarte fast voll, Prämie erreicht, die Einladung zum Kundenkonto und Mails nach dem Restaurantbesuch. Jede dieser Mails enthält automatisch die Anschrift deines Restaurants und einen Abmeldelink.

Öffne Marketing → Gutscheincodes und klicke auf „Neuer Code“. Lege Code, Prozent oder Festbetrag, Mindestbestellwert, Gültig ab und Gültig bis fest und wähle, ob der Code für alle oder nur ausgewählte Kategorien gilt. Gäste geben den Code im Checkout ein.

Der Gast zeigt seine Karte mit dem QR-Code. Du scannst ihn mit der Kamera-App deines Handys und öffnest den Link, oder du tippst in der Staff-App unter Mehr › Stempelkarte auf Karte scannen. Danach wählst du die Anzahl und tippst auf Stempel geben. Ist die Karte voll, erscheint der Knopf Belohnung einlösen, und die Karte beginnt von vorn. Du kannst auch den Code unter dem QR-Code eintippen. Stempeln geht nur, wenn du mit einem Konto deines Restaurants angemeldet bist. Bekommt dieselbe Karte innerhalb von zwei Minuten noch einen Stempel, fragt das System zur Sicherheit nach.

Klicke bei der Code-Abfrage auf „Kein Zugriff mehr? Konto wiederherstellen“. Gib deine E-Mail-Adresse und deine 12 Notfall-Wörter in der richtigen Reihenfolge ein und klicke auf „Anfrage senden“. Stimmen die Angaben, wird deine Anfrage geprüft und du bekommst eine E-Mail.

Es gibt vier Rollen: „Admin“ mit vollem Zugriff, „Mitarbeiter“ für das Tagesgeschäft mit Bestellungen und Kasse, „Fahrer“ nur mit der Liefer-Ansicht und „Buchhaltung / Steuerberater“ nur mit Berichten, Rechnungen und DATEV-Export. Innerhalb einer Rolle schränkst du mit den Modul-Rechten weiter ein.

Kostenlos enthalten sind ein Inhaberkonto und ein Mitarbeiterkonto. Jedes weitere aktive Mitarbeiterkonto kostet einen monatlichen Aufpreis. Den genauen Betrag und deine aktuelle Belegung siehst du unter Verwaltung → Mitarbeiter.

Ja. Unter Abo und Module kannst du „Reservierungen unbegrenzt“ für 30 € im Monat buchen. Dann wird nicht mehr gezählt und es kommt keine Nutzungsgebühr dazu. Das lohnt sich, wenn du jeden Monat sicher über 50 Reservierungen hast und einen festen Betrag willst.

Das Modul Ticket-Events kostet 10 € im Monat. Je Ticketkauf fällt wie bei allen Online-Zahlungen eine Plattformgebühr von 0,15 € an, dazu die Gebühr von Stripe. Mit dem Modul Transaktionsauslagerung (20 € im Monat) kannst du je Event einstellen, dass deine Gäste diese Transaktionsgebühren als eigene Position zahlen. Dann bekommst du den vollen Ticketpreis. Das Geld kommt direkt auf dein Stripe-Konto. Für bezahlte Tickets brauchst du Online-Zahlungen, kostenlose Anmeldungen gehen auch ohne.

Das Grundsystem mit Online-Shop ist kostenlos: keine Grundgebühr und keine Provision auf deine Bestellungen. Barzahlung bei Abholung oder Lieferung ist kostenlos. Pro Online-Zahlung fallen 0,15 € Gebühr an, dazu die Gebühren deines Zahlungsanbieters.

Gezählt werden bestätigte Reservierungen, Gäste am Tisch, erledigte Reservierungen und No-Shows, denn der Tisch war für sie freigehalten. Nicht gezählt werden Stornos, Absagen, abgelehnte Anfragen und spontane Gäste ohne Reservierung (Walk-ins).

Beim Buchen zahlst du sofort den anteiligen Betrag für die restlichen Tage des laufenden Monats. Danach erscheinen alle Module gebündelt auf einer monatlichen Sammelrechnung. Ein Modul wird erst nach erfolgreicher Zahlung freigeschaltet.

Nein. Auf deine Bestellungen fällt keine Provision an, egal wie viele Bestellungen du bekommst. Für Online-Zahlungen gibt es eine feste Gebühr von 0,15 € pro Zahlung plus die Gebühren deines Zahlungsanbieters, Barzahlung ist kostenlos.